Jak (nie) pisać wiadomości z propozycjami współpracy?

Ten post będzie raczej skierowany do przedstawicieli, którzy chcą zareklamować swój produkt na blogu, niż do blogerów próbujących nawiązać współpracę z jakąś firmą. Poniższe uwagi dotyczą oczywiście każdej strony, która wychodzi z inicjatywą podjęcia współpracy. Kieruję jednak bardziej do tych pierwszych, ponieważ od nich bardziej oczekiwałoby się profesjonalnego podejścia, i z przyczyny prozaicznej – z ich mejlami mam do czynienia na co dzień. Jak blogerzy piszą – wiem z komentarzy osób pracujących w wydawnictwie, i to raczej tylko z tych krytycznych. Jestem jednak skłonna na ich błędy patrzeć przychylnym okiem, gdyż zazwyczaj są to osoby nie mające doświadczenia w PR i przekonane, że podanie stażu i linka do bloga wyjaśni intencję mejla. Amatorom można wybaczyć (co nie jest równoznaczne z „podpisaniem porozumienia”), przedstawicielom firm – nie.

Pominę w tym zestawieniu indywidualny zwrot do adresata, gdyż to było swego czasu w książkowej blogosferze intensywnie komentowane. Znam realia pracy większych firm i rozumiem, dlaczego „szanowni państwo” to wygodne wyrażenie, zwłaszcza przy ponownym kontakcie i rozsyłaniu masowych mejli z np. katalogiem nowości wydawniczych. Nie przeszkadza mi to. Preferuję jednak, by pierwszy mejl był bardziej spersonalizowany, w zakładce „O mnie” jest podane moje imię i nazwisko, więc można zwrócić się po imieniu, zwłaszcza jeśli zdjęcie sugeruje, że w porównaniu z nadawcą wyglądam na smarkulę. Proszę bardzo, jestem Kasia (tylko broń panie, żadna Kaśka!).

Przedstaw się: jak się nazywasz i kogo reprezentujesz. Wiem, że takie dane odczytam ze stopki mejla firmowego, ale to początek zależy od tego, czy zechcę przeczytać mejl do końca (choć zwykle i tak czytam w całości kilka razy).

Zanim zaprezentujesz intencję, zajrzyj na mojego bloga i sprawdź, czy na pewno, to czym się zajmuję odpowiada Twojemu celowi i czy ewentualny Twój produkt mnie zainteresuje. Jeśli piszę o kulturze to raczej nie będę tutaj recenzować nowego depilatora. Nie proponuj też tomika poetyckiego do recenzji, jeśli zastrzegam, że poezji dobrowolnie nie czytam, a tym bardziej nie uznaję recenzowania poezji. Jeśli piszę, że nie czytam e-booków, to tak jest. Generalnie jestem otwarta na różne niekonwencjonalne formy współpracy i można oczywiście próbować, może się uda, ale jeśli piszę, o czymś wprost, to proszę miej to na uwadze pisząc mejla.

Jeśli uznasz, że Twoja sprawa spotka się z moim zainteresowaniem, to śmiało kontynuuj mejla. Przedstaw intencję, ewentualny produkt i formę współpracy. Na to ostatnie możesz nie mieć do końca pomysłu, spokojnie, coś wymyślę, ale warto w tym względzie coś intuicyjnie zaproponować od siebie.

Ważne jest, żeby zaprezentować produkt. Warto krótko o nim opowiedzieć w mejlu, natomiast szersze informacje można zamieścić w załączniku czy podać linka do strony. Nie każdemu chce się kopiować tytuł książki do wyszukiwarki i sprawdzać, co to jest. (Pominę mejle, kiedy debiutant chciał podesłać książkę nie podając nawet tytułu).

Uważam ton mejla za bezczelny, jeśli bezpośrednią intencją mejla jest wyłudzenie adresu. Przykładowa treść:
„Witam, chcę do Pani przesłać książkę Jana Kowalskiego „Wyborny tytuł”, proszę podać adres.”

Dobrze widziane jest, kiedy pytanie o adres do przesyłki pojawia się w drugim mejlu potwierdzającym podjęcie współpracy. Oczywiście dopuszczalne jest użycie formy oszczędzającej wymianę dodatkowych mejli: „w razie zainteresowania prezentowaną publikacją proszę w mejlu zwrotnym podać adres do korespondencji”. Różnica jest dostrzegalna? Pierwsze podejście jest nachalne, nadawcy nie obchodzi, czy książka adresata zainteresuje, chce mu ją po prostu przesłać. W drugim podejściu adresata się szanuje i liczy się z jego decyzją.

I ostatnia uwaga. Jeśli piszesz z jakimś zapytaniem i dostajesz odpowiedź zwrotną, to jeśli nawet już nie jesteś zainteresowany współpracą, warto odpisać i podziękować za udzielone informacje oraz dodać, że nie jest się zainteresowanym dalszą współpracą. Jest to o tyle istotne dla mnie, że jeśli ktoś pyta o moją dyspozycyjność w określonym terminie, to wstępnie rezerwuję ten czas na dany projekt. Brak odpowiedzi sprawia, że nie wiem, czy mam dalej ten czas rezerwować, czy mogę przeznaczyć go na coś innego.

Liczę na to, że moje uwagi okażą się praktyczne, a nie tylko owocem frustracji wywołanej przez część mejli. Bardzo lubię je dostawać, ale treść niektórych mnie załamuje.

Więc zachęcam do kontaktu mejlowego (z uwzględnieniem powyższych uwag). 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *